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Service public aux particuliers

Fiche pratique

Fichiers informatiques et données personnelles

Vérifié le 12 janvier 2021 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Différents organismes utilisent vos données personnelles : administration, entreprise, réseau social, site internet, association... Vous avez le droit d'être informé et de contrôler la manière dont vos données sont utilisées. Par exemple, vous pouvez obtenir et rectifier les informations qu'un organisme détient sur vous, ou vous opposer à figurer dans un fichier. En cas de difficultés, vous pouvez faire une réclamation auprès de la Cnil.

Un organisme qui collecte vos données personnelles doit vous fournir les informations suivantes :

  • Identité et coordonnées du responsable de traitement de données
  • Coordonnées du délégué à la protection des données (DPD) si nécessaire.
  • Finalités du traitement (par exemple, la gestion des paies)
  • Base juridique du traitement (par exemple, un contrat ou le respect d'une obligation légale)
  • Si nécessaire, intérêts légitimes du responsable du traitement (par exemple, faire de la prospection commerciale)
  • Destinataires des données
  • Intention de transférer les données vers un pays étranger et garanties de protection mises en place (par exemple, pays où les données sont stockées)
  • Durée de conservation des données
  • Existence de vos droits (par exemple, droit d'accéder à vos données, de les vérifier, de vous opposer à leur traitement)
  • Droit de retirer votre accord si le traitement est basé sur votre accord
  • Droit de faire une réclamation auprès de la Cnil
  • Existence d'un profilage
  • Si nécessaire, information sur les autres finalités envisagées pour ce traitement
  • Source de vos données si le responsable du traitement ne collecte pas directement vos données

Vous devez pouvoir accéder facilement à ces informations.

Ces informations doivent vous être fournies dans un langage clair et simple.

 Exemple

Page accessible à partir de la page d'accueil du site internet de l'organisme. Le titre de la page doit être clair : politique de confidentialité, page vie privée ou données personnelles.

Vous devez resté bien informé sur l'utilisation de vos données.

Ainsi, l'organisme doit vous informer en cas de violation de vos données, s'il y a un risque élevé pour vos droits et libertés.

 Exemple

Divulgation non autorisée de vos données

Le droit d'accès sert à savoir si vos données sont traitées, et si elles le sont, à obtenir une copie de vos données en langage clair.

L'organisme doit aussi vous indiquer pourquoi vos données sont utilisées, quels sont les destinataires, combien de temps elles sont conservées, quels sont vos droits, comment saisir la Cnil.

Le droit d'accès s'exerce de manière directe auprès de l'organisme concerné ou indirecte via la Cnil.

En pratique, consultez le site internet de l'organisme concerné pour avoir les coordonnées de la personne à contacter .

La demande peut se faire par formulaire en ligne, par mail, par courrier...

En cas de doute raisonnable sur votre identité, l'organisme peut vous demander des informations pour la confirmer. Par exemple, pour éviter une usurpation d'identité.

La démarche est gratuite.

Toutefois, l'organisme peut vous demander de régler des frais raisonnables. Par exemple, si vous demandez une copie supplémentaire.

Des modèles de courrier sont disponibles sur le site de la Cnil.

Modèle de document
Adresser un courrier à un organisme qui détient vos données personnelles

Accéder au modèle de document  

Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil)

Conservez une copie de votre démarche pour pouvoir faire une réclamation si nécessaire.

Lorsque l'organisme reçoit votre demande, il a 1 mois pour vous répondre.

Si l'organisme a besoin d'un délai supplémentaire, il vous en informe. Au total, le délai de réponse ne peut pas dépasser 3 mois.

En l'absence de réponse ou en cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez faire une réclamation auprès de la Cnil.

Service en ligne
Adresser une plainte en ligne à la Cnil

Accéder au service en ligne  

Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil)

 À noter

des règles différentes s'appliquent à certains fichiers. Par exemple un fichier de police judiciaire tel que le traitement d'antécédents judiciaires (Taj) ou le fichier des comptes bancaires (Ficoba).

Certains fichiers sont particulièrement encadrés comme les fichiers de police ou les fichiers qui concernent la sûreté de l’État. Par exemple, le fichier Schengen.

L'accès à ces fichiers se fait de manière indirecte par l'intermédiaire de la Cnil.

Vous devez préciser dans votre courrier le fichier concerné et joindre une copie de votre pièce d'identité.

En cas de refus de communication, la Cnil vous indiquera les voies de recours pour contester cette décision.

Où s’adresser ?

Par courrier

3 Place de Fontenoy

TSA 80715

75334 Paris cedex 07

La CNIL ne reçoit pas le public et n'assure aucun renseignement sur place.

Par téléphone

+33 1 53 73 22 22

Accueil téléphonique ouvert du lundi au vendredi de 9h à 18h30 (18h le vendredi)

Renseignements juridiques ouverts les lundi, mardi, jeudi et vendredi de 10h à 12h et de 14h à 16h

Par courriel

Accès au formulaire de contact

Le droit de rectification vous permet de demander la correction des informations inexactes ou incomplètes vous concernant.

Par exemple, une erreur dans votre adresse.

En pratique, consultez le site internet de l'organisme concerné pour avoir les coordonnées de la personne à contacter .

La demande peut se faire par formulaire en ligne, par mail, par courrier...

En cas de doute raisonnable sur votre identité, l'organisme peut vous demander des informations pour la confirmer. Par exemple pour éviter une usurpation d'identité.

La démarche est gratuite.

Des modèles de courrier sont disponibles sur le site de la Cnil.

Modèle de document
Adresser un courrier à un organisme qui détient vos données personnelles

Accéder au modèle de document  

Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil)

Conservez une copie de votre démarche pour pouvoir faire une réclamation si nécessaire.

Lorsque l'organisme reçoit votre réponse, il a 1 mois pour vous répondre.

Si l'organisme a besoin d'un délai supplémentaire, il vous en informe.

Au total, le délai de réponse ne peut pas dépasser 3 mois.

Pendant ce délai, vous pouvez demander que vos données ne soient plus utilisées.

Il s'agit du droit à la limitation du traitement .

Par exemple, un site de commerce en ligne doit cesser d'utiliser vos données le temps de les vérifier.

En l'absence de réponse ou en cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez faire une réclamation auprès de la Cnil.

Service en ligne
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Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil)

 À noter

des règles différentes s'appliquent à certains fichiers. Par exemple un fichier de police judiciaire tel que le traitement d'antécédents judiciaires (Taj) ou le fichier des comptes bancaires (Ficoba).

Le droit à l'effacement (droit à l'oubli) vous permet de demander la suppression des informations inexactes ou incomplètes vous concernant.

Par exemple, une photo gênante sur un site internet.

Vous devez être dans l'une des situations suivantes :

  • Vos données ne sont plus nécessaires au vu des des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées
  • Vous retirez votre accord concernant l'utilisation de vos données
  • Vous vous opposez au traitement de vos données et ce traitement ne répond pas à un motif légitime impérieux
  • Vos données sont utilisées pour de la prospection
  • Vos données ont été traitées de manière illégale. Par exemple, vos données ont été piratées et publiées
  • vos données doivent être effacées pour respecter une obligation légale
  • vos données ont été collectées lorsque vous étiez mineur (blog, forum, réseau social, site web...)

En pratique, consultez le site internet de l'organisme concerné pour avoir les coordonnées de la personne à contacter .

La demande peut se faire par formulaire en ligne, par mail, par courrier...

Indiquez précisément quelles données vous souhaitez effacer.

Par exemple, si vous demandez l'effacement d'une photo sur un site, seule la photo sera effacée, pas votre compte sur ce site.

En cas de doute raisonnable sur votre identité, l'organisme peut vous demander des informations pour la confirmer. Par exemple pour éviter une usurpation d'identité.

La démarche est gratuite.

Des modèles de courrier sont disponibles sur le site de la Cnil.

Modèle de document
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Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil)

Conservez une copie de votre démarche pour pouvoir faire une réclamation si nécessaire.

Lorsque l'organisme reçoit votre demande, il doit répondre dans les meilleurs délais, et au plus tard dans le délai d'1 mois.

Si l'organisme a besoin d'un délai supplémentaire, il vous en informe. Au total, le délai de réponse ne peut pas dépasser 3 mois.

En l'absence de réponse ou en cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez faire une réclamation auprès de la Cnil.

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 À noter

l'organisme peut refuser votre demande dans certains cas limités. Par exemple, si l'effacement empêche l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information.

Le droit au déréférencement vous permet de demander à un moteur de recherche de supprimer un résultat de recherche associé à vos noms et prénoms.

Par exemple, en tapant votre nom dans le moteur de recherche, un ancien CV apparaît.

La suppression concerne uniquement l'association d'un résultat de votre nom et votre prénom. L'information n'est pas effacée du site internet source.

En pratique, contactez le moteur de recherche par courrier ou via le formulaire dédié (la plupart des moteurs de recherche proposent un formulaire en ligne).

Précisez dans votre demande l'adresse web (URL) du résultat à supprimer et expliquez pourquoi vous souhaiter sa suppression.

En cas de doute raisonnable sur votre identité, l'organisme peut vous demander des informations pour la confirmer. Par exemple pour éviter une usurpation d'identité.

La démarche est gratuite.

Conservez une copie de votre démarche pour pouvoir faire une réclamation si nécessaire.

Lorsque l'organisme reçoit votre réponse, il a 1 mois pour vous répondre.

Si l'organisme a besoin d'un délai supplémentaire, il vous en informe. Au total, le délai de réponse ne peut pas dépasser 3 mois.

En l'absence de réponse ou en cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez faire une réclamation auprès de la Cnil.

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 À noter

le moteur de recherche peut refuser votre demande s'il prouve que l'information concernée doit être communiquée au public.

Le droit d'opposition vous permet de vous opposer à ce qu'une information personnelle figure dans un fichier pour des raisons tenant à votre situation particulière.

En pratique, consultez le site internet de l'organisme concerné pour avoir les coordonnées de la personne à contacter .

La demande peut se faire par formulaire en ligne, compte en ligne, par mail, par courrier...

Précisez dans votre demande les données à supprimer et expliquez les raisons tenant à votre situation particulière.

En cas de doute raisonnable sur votre identité, l'organisme peut vous demander des informations pour la confirmer. Par exemple pour éviter une usurpation d'identité.

La démarche est gratuite.

Des modèles de courrier sont disponibles sur le site de la Cnil.

Modèle de document
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Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil)

Conservez une copie de votre démarche pour pouvoir faire une réclamation si nécessaire.

Lorsque l'organisme reçoit votre réponse, il a 1 mois pour vous répondre.

Si l'organisme a besoin d'un délai supplémentaire, il vous en informe. Au total, le délai de réponse ne peut pas dépasser 3 mois.

Pendant ce délai, vous pouvez demander que vos données ne soient plus utilisées. Il s'agit du droit à la limitation du traitement .

En l'absence de réponse ou en cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez faire une réclamation auprès de la Cnil.

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Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil)

Le droit d'opposition vous permet de vous opposer à ce qu'une information personnelle figure dans une base de prospection commerciale.

Par exemple, vous pouvez refuser de figurer dans une base de prospection afin de ne plus recevoir de mails publicitaires sur votre boite mail personnelle.

En pratique, consultez le site internet de l'organisme concerné pour avoir les coordonnées de la personne à contacter .

La demande peut se faire par formulaire en ligne, compte en ligne, par mail, par courrier...

En cas de doute raisonnable sur votre identité, l'organisme peut vous demander des informations pour la confirmer. Par exemple pour éviter une usurpation d'identité.

La démarche est gratuite.

Des modèles de courrier sont disponibles sur le site de la Cnil.

Modèle de document
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Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil)

Conservez une copie de votre démarche pour pouvoir faire une réclamation si nécessaire.

Lorsque l'organisme reçoit votre réponse, il doit supprimer votre mail de sa base de prospection dans les meilleurs délais.

En l'absence de réponse ou en cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez faire une réclamation auprès de la Cnil.

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  À savoir

plusieurs dispositifs sont également à votre disposition pour vous protéger contre le démarchage téléphonique abusif, les spams vocaux ou par SMS.

 À noter

l'organisme peut refuser votre demande. Par exemple, une obligation légale ou ou des motifs légitimes et impérieux lui imposent de continuer à traiter vos données, ou vos données sont nécessaires pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Le profilage consiste à utiliser vos données personnelles pour analyser ou prédire votre comportement.

Par exemple, pour prédire votre rendement au travail, votre situation économique, votre santé, vos préférences personnelles, vos déplacements...

Vous avez le droit de refuser de faire l'objet d'une décision entièrement automatisée, souvent basée sur votre profilage, qui a des conséquences importantes sur votre vie quotidienne.

Par exemple, une décision automatisée peut rendre impossible l'accès à une carte de crédit.

Un organisme a le droit d'automatiser les décisions suivantes :

  • Décision nécessaire à un contrat que vous avez conclu avec l'organisme
  • Décision autorisée par des dispositions légales spécifiques
  • Décision prise avec votre  accord

Toutefois, vous avez quand même le droit d'obtenir qu'un être humain intervienne et réexamine la décision, d'exprimer votre point de vue et de contester la décision.

En pratique, consultez le site internet de l'organisme concerné pour avoir les coordonnées de la personne à contacter .

La demande peut se faire par formulaire en ligne, compte en ligne, par mail, par courrier...

En cas de doute raisonnable sur votre identité, l'organisme peut vous demander des informations pour la confirmer. Par exemple pour éviter une usurpation d'identité.

La démarche est gratuite.

Des modèles de courrier sont disponibles sur le site de la Cnil.

Modèle de document
Adresser un courrier à un organisme qui détient vos données personnelles

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Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil)

Conservez une copie de votre démarche pour pouvoir faire une réclamation si nécessaire.

Lorsque l'organisme reçoit votre réponse, il a 1 mois pour vous répondre.

Si l'organisme a besoin d'un délai supplémentaire, il vous en informe. Au total, le délai de réponse ne peut pas dépasser 3 mois.

Pendant ce délai, vous pouvez demander que vos données ne soient plus utilisées. Il s'agit du droit à la limitation du traitement .

En l'absence de réponse ou en cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez faire une réclamation auprès de la Cnil.

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Le droit à la portabilité concerne la maîtrise de vos données personnelles : il vous permet de récupérer les données que vous avez communiquées à organisme dans un format lisible par une machine.

Par exemple, vos coordonnées, votre historique d'achat.

Vous pouvez obtenir que vos données soient transmises directement d'un organisme à un autre lorsque cela est techniquement possible.

Par exemple, changer de réseau social tout en conservant l'historique de vos données, récupérer vos mails auprès d'un fournisseur pour pouvoir les utiliser auprès d'un autre fournisseur de services.

Ce droit s'applique uniquement aux fichiers informatiques automatisés constitués avec votre consentement ou sur la base d'un contrat.

En pratique, consultez la plateforme numérique de l'organisme pour savoir comment exercer votre droit à la portabilité.

Par exemple, après vous être authentifié sur votre compte client, vous avez accès à un bouton pour télécharger vos données.

En cas de difficultés, consultez le site internet de l'organisme concerné pour avoir les coordonnées de la personne à contacter .

La demande peut se faire par formulaire en ligne, par mail, par courrier...

En cas de doute raisonnable sur votre identité, l'organisme peut vous demander des informations pour la confirmer. Par exemple pour éviter une usurpation d'identité.

La démarche est gratuite.

Conservez une copie de votre démarche pour pouvoir faire une réclamation si nécessaire.

Lorsque l'organisme reçoit votre réponse, il a 1 mois pour vous répondre.

Si l'organisme a besoin d'un délai supplémentaire, il vous en informe. Au total, le délai de réponse ne peut pas dépasser 3 mois.

En l'absence de réponse ou en cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez faire une réclamation auprès de la Cnil.

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 À noter

l'exercice du droit à la portabilité ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés d'autres personnes. Il ne s'applique pas aux traitements nécessaires à l'exécution d'une mission d'intérêt public.

Pour en savoir plus

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